System Smart Key udostępnia rolnikom i przedsiębiorcom rolnym narzędzie zwiększające wydajność, optymalizujące zarządzanie zarówno pracą operatorów, jak i flotą. Przyczynia się ono również do zwalczania narastającego zjawiska kradzieży maszyn rolniczych. Każdemu operatorowi przydzielany jest jego własny, niepowtarzalny identyfikator Smart Key, który znacznie ułatwia jego codzienną pracę. Każdy moduł Smart Key wyposażony jest w całkowicie programowalny chip identyfikacyjny wykorzystujący częstotliwości radiowe z niepowtarzalnym identyfikatorem, który umożliwia właścicielom floty kontrolę pracy operatorów i wykorzystania floty.
Każdy osobisty identyfikator Smart Key przydzielany operatorowi można zaprogramować pod kątem pracy z wybranymi maszynami wchodzącymi w skład floty (do każdego kluczyka można przypisać nawet 40 maszyn) lub jako "kluczyk główny", kompatybilny ze wszystkimi maszynami. Dzięki temu operatorzy mogą uruchamiać wyłącznie maszyny, które zostały wstępnie zapisane w ich osobistym kluczu. Ponadto każdy kluczyk jest kompatybilny z wszystkimi urządzeniami marki New Holland, co eliminuje potrzebę noszenia ze sobą wiązki kluczy. Z każdym kluczykiem można powiązać określone parametry maszyny, na przykład ograniczenie maksymalnej prędkości jazdy na drodze w maszynach prowadzonych przez niedoświadczonych kierowców. Poszczególni operatorzy mogą wywoływać swoje ulubione ustawienia maszyny za pośrednictwem monitora IntelliView™, który automatycznie rozpoznaje "właściciela" kluczyka podczas rozruchu, umożliwiając mu bezpośrednie przystąpienie do pracy, zmniejszając tym samym bezproduktywny czas spędzony na każdorazowe wprowadzanie osobistych ustawień.
System rejestruje również profile poszczególnych operatorów, takie jak ich średnie zużycie paliwa, wykonaną pracę oraz ewentualne niewłaściwe użytkowanie maszyny przez operatora - dane te są przesyłane telematycznie do oprogramowania zarządzającego. Pozwala to kierownictwu gospodarstw przydzielać poszczególne zadania najbardziej efektywnym operatorom w celu zwiększenia rentowności. Ponadto daje to dużym firmom rolniczym do dyspozycji narzędzie do elektronicznej rejestracji przepracowanych godzin, a tym samym upraszcza księgowość.
Poszczególnymi profilami systemu SmartKey zarządza się poprzez monitor IntelliView™ maszyny (w przypadku maszyn niewyposażonych w wyświetlacz z ekranem dotykowym pomoc techniczną i oprogramowanie zapewnia miejscowy dealer). W celu uzyskania dostępu do elektronicznego menu zarządzania kluczami (KMM - Key Management Menu), definiującego profile kluczy lub profile dla danej maszyny, używany jest zdefiniowany przez użytkownika kod dostępu pojazdu (VAC - Vehicle Access Code). Za pośrednictwem menu KMM można dodawać lub usuwać klucze, jak również tworzyć kopie bezpieczeństwa danych. Istnieje również możliwość ustawienia daty ważności dla poszczególnych kluczy, aby zapobiec nadużyciom w przypadku korzystania z maszyn podczas prac zakontraktowanych lub przez pracowników tymczasowych. Dla każdej maszyny można wybrać niepowtarzalny kod VAC, bądź można używać tego samego kodu VAC dla całej floty.