O sistema Smart Key proporciona aos agricultores e contratantes uma ferramenta de optimização da produtividade para a gestão de utilizadores e frota. Também combate a crescente prevalência de roubo de máquinas agrícolas. Cada operador recebe a sua Smart Key específica, que melhorará significativamente a sua experiência operacional no dia a dia. Cada Smart Key está equipada com um chip de identificação por radiofrequência programável com um identificador de chave único, que permite aos proprietários de frotas controlarem a atitude de trabalho dos operadores e a utilização da frota.
Cada Smart Key pessoal atribuída aos operadores pode ser programada para trabalhar com determinadas máquinas de uma frota (a cada chave podem ser atribuídas 40 máquinas), ou como "master key" (chave mestra) compatível com todas as máquinas. Isto assegura que os operadores apenas podem colocar em funcionamento as máquinas que tiverem sido previamente especificadas para a sua chave pessoal. Além disso, uma única chave é compatível com todos os produtos New Holland, eliminando a necessidade de várias chaves. A cada chave podem ser associados parâmetros de máquina específicos, por exemplo, limitando a velocidade máxima em estrada em máquinas conduzidas por condutores com um "pé pesado". Os operadores individuais podem consultar as suas configurações operacionais específicas para a máquina através do monitor IntelliView™, que reconhece automaticamente o proprietário da chave quando a máquina é ligada, permitindo iniciar imediatamente o trabalho e reduzindo assim o tempo improdutivo necessário para introduzir as preferências pessoais cada vez que a máquina é utilizada.
O sistema também pode registar os perfis de operador individuais, tais como a sua média de consumo de combustível, hectares trabalhados e, eventualmente, utilização incorrecta por parte do operador, sendo estes dados transmitidos por telemática para o software de gestão. Isto permite aos agricultores atribuírem tarefas individuais aos operadores mais eficientes, com vista a aumentar a rentabilidade. Além disso, também proporciona às grandes explorações agrícolas um registo electrónico das horas de trabalho, para permitir uma contabilização simplificada.
Os perfis SmartKey individuais são geridos através do monitor IntelliView™ da máquina (para máquinas não equipadas com um monitor de ecrã táctil, a assistência técnica e a programação são realizadas pelo concessionário local). Para aceder ao menu de gestão da chave (KMM - Key Management Menu), que define o perfil ou perfis da chave para essa máquina específica, é utilizado o código de acesso do veículo (VAC - Vehicle Access Code) definido para o utilizador. O KMM permite adicionar ou eliminar chaves, bem como efectuar um back-up. Também é possível definir uma data de validade para chaves individuais, a fim de evitar uma utilização abusiva quando existe contrato de aluguer da máquina ou durante a utilização da mesma em termos de trabalho casual. Pode ser escolhido um VAC específico para cada máquina, mas também é possível utilizar o mesmo VAC para toda a frota.