Política de Ética Comercial CNH
Normativa Legal 13.03
FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: 1 Enero 2002
Indice:
A. Ambito de aplicación
B. Propósito
C. Normativa
D. Anexo I - Informe de cumplimiento anual
A. AMBITO DE APLICACIÓN
Este documento tiene aplicación en CNH Global, N.V. (CNH) y en todas las filiales dirigidas por la Compañía.
B. PROPÓSITO
Reafirmar el principio de funcionamiento de CNH referente a la gestión de los asuntos comerciales basados en las más altas normas legales y éticas y cumplir totalmente con las leyes locales y nacionales.
C. NORMATIVA
1. Reglas de gestión de negocios y contabilidad
CNH, sus empleados y agentes cumplirán con los todos los requisitos legales aplicables y con las normas éticas en cualquier lugar donde realicen negocios.
CNH, sus empleados y agentes no falsearán o no registrarán asientos erróneos en los libros y archivos de CNH, incluidos los medios electrónicos, por ninguna razón, o cualquier acto prohibido que comprometa los resultados de cualquier acuerdo.
Todos los usos que se hagan de los fondos y de los activos de CNH serán debidamente aprobados, divulgados y registrados correctamente en los archivos de CNH. Está terminantemente prohibido hacer uso de los fondos o de los activos para un propósito ilegal o incorrecto.
Todos los pagos realizados en nombre de CNH tendrán que estar debidamente justificados y aprobados. Los documentos justificativos deben reflejar el propósito real y el conocimiento de la transacción. La no divulgación o el no registro de los fondos o de los activos de CNH no se establecerá en ningún punto de los propósitos.
Todos los registros económicos se procesarán de acuerdo con los “Principios de Contabilidad Aceptados Oficialmente” (GAAP) de los Estados Unidos aplicables a este documento de CNH, cumpliendo con los procedimientos de control interno.
Los datos económicos deberán permanecer confidenciales. La autorización para divulgar datos económicos deberá ser aprobada por escrito por el Director Jefe Financiero de CNH. Se seguirán todos los requisitos de la Comisión de Intercambio de Valores y Seguridad de los Estados Unidos, incluyendo los requisitos comerciales de Declaración Equitativa.
2. Cumplimiento de la Ley de la Competencia
CNH, sus empleados y agentes deberán respetar las leyes y las regulaciones aplicables a los negocios y operaciones, en particular las leyes de la competencia. Todos los encargados y empleados de CNH, sus filiales y divisiones, tienen la obligación de dirigir los asuntos comerciales de CNH respetando las más altas normas morales, legales y éticas.
El cumplimiento de esta política no se debe considerar como una restricción de la libertad por parte de CNH en la dirección de su negocio. CNH se dirigirá dentro de las buenas prácticas, y, en particular, cumpliendo con las leyes de la competencia ya que son necesarias para preservar el sistema de la libre competencia empresarial y proteger los derechos de CNH así como la capacidad para competir fuerte, ética e independientemente en todo momento y en cualquier forma en el mercado. Los encargados y empleados evitaran cualquier tipo de acuerdo, pacto o alianza, tanto formal como informal, con la competencia o con otros que en cualquier circunstancia podría ser claramente interpretado como restricción o distorsión de la competencia en el mercado. Además, cualquier encargado o empleado que dirija o apruebe tales acciones, o que tenga conocimiento de ellas y no lleve a cabo, de forma inmediata, las acciones pertinentes para corregir la infracción, será disciplinado como corresponda o despedido.
Los encargados o empleados responsables del negocio o del funcionamiento de CNH tienen que conocer lo suficientemente las leyes de la competencia así como otras leyes aplicables a la actividad para evitar infringirlas. Además, cualquier violación potencial de las leyes de la competencia se debe comunicar inmediatamente al Departamento Jurídico.
3. Propiedades de CNH
Los empleados y los agentes no deben apropiarse o desviar propiedades, fondos, equipamientos o servicios empleados pertenecientes a CNH para su beneficio personal. La sustracción sin autorización de material, equipamiento o de suministro perteneciente a CNH se considera hurto. Igualmente, la introducción de un informe de gastos fraudulento se considera malversación de propiedades de CNH.
Los empleados y agentes, tampoco pueden apropiarse o desviar propiedad intangible de CNH como tecnologías, programas de ordenador, planes de negocio, secretos comerciales u otra información confidencial y en propiedad de CNH.
Esta política también se extiende a la propiedad tangible e intangible en propiedad de los clientes y proveedores de CNH.
CNH, siendo uno de los sectores operativos dentro de Fiat S.p.A., debe también atenerse a esta política cuando reciba información de naturaleza confidencial o comercial de marca de cualquier otra entidad del Grupo Fiat.
4. Actividad política
No se utilizarán fondos o activos de CNH con destino a cualquier contribución política, incluso en los casos permitidos por la leyes, sin el previo consentimiento por escrito del Director Jefe Administrativo y del Asesor General. No se utilizarán fondos o activos de CNH, tanto directa como indirectamente, para realizar contribuciones políticas en ningún país, incluso en los casos permitidos por la ley local aplicable, sin el previo consentimiento por escrito del Director Jefe Administrativo y del Asesor General.
Las prohibiciones descritas anteriormente se aplican únicamente en los casos de utilización de fondos corporativos o de activos con propósitos políticos. Bajo ninguna circunstancia se reembolsará al empleado, de ninguna forma, las contribuciones personales. En los casos permitidos por la ley aplicable, CNH puede apoyar la creación de un Comité de Acción Política (“PAC”) que acepte solo contribuciones voluntarias de determinados empleados.
Se prohíbe a los empleados, cuando actúen en nombre de CNH, ofrecer regalos personales por un importe superior al equivalente de 50$ U.S.A. a cualquier encargado de cualquier parte del mundo. El total acumulativo de todos los regalos ofrecidos a cualquier encargado dentro de un año civil no podrá exceder del equivalente a 100$ U.S.A. Estas cantidades se deberán especificar cumpliendo así con las leyes de diversos países, incluyendo los Estados Unidos (re: “Reglas de interdicción de regalo” como se establece en las normas de cada una de las respectivas Cámaras del Congreso de los EE.UU. que limita la suma de los regalos a 100.00$ U.S.A. para regalo(s) valorados entre los 10$ y 50$ U.S.A., un único regalo no puede superar los 50$ U.S.A. y los regalos inferiores a 10$ U.S.A. pueden ser ilimitados). Estas son las cantidades máximas, en cuanto a cantidades inferiores, es posible que puedan ser más apropiadas en algunos países considerando los precios relativos en moneda local así es que los empleados deberán actuar según su criterio personal dependiendo de las circunstancias. Los regalos deben estar aprobados y especificados por la Delegación de Autoridad (6-1-3.05).
Los empleados que piensen presentarse a candidaturas de cargos públicos, acepten un nombramiento por parte del gobierno o en tener responsabilidades políticas significativas dentro de una campaña política o proposición son libres de hacerlo. Dicho empleado deberá informar a su supervisor de sus acciones aunque no se requiera ninguna aprobación por parte de CNH.
5. Pagos a funcionarios y al personal del gobierno
La relación de CNH con todas las administraciones gubernamentales así como con sus funcionarios y personal, deberá respetar, bajo todos los puntos de vista, su integridad y su reputación. CNH no realizará directamente o a través de un agente pago o promesa de pago a ningún funcionario del gobierno con el fin de:
1) obtener o mantener algún negocio;
2) influenciar en un acto o decisión del gobierno;
3) obtener un trato favorable; o
4) alcanzar un propósito ilegal o impropio del cualquier tipo.
Cuando CNH considere asumir a un funcionario o empleado del gobierno para realizar un servicio en un negocio legítimo, el contrato escrito especificando la naturaleza y el objetivo de los servicios deberá ser parte integrante de la previa autorización por escrito del Director Jefe Administrativo y del Asesor General. No se abonará ningún salario estipulado en contrato si no existe una declaración razonablemente detallada de los servicios y gastos, documentados exacta y completamente.
Si cualquier administración del gobierno solicitase algún pago u honorarios administrativos, dichos pagos u honorarios se realizarán únicamente después de la aprobación por escrito del Director Jefe Administrativo y del Asesor General.
6. Transacciones y pagos
Los empleados de CNH cumplirán con las normas éticas y requisitos legales aplicables en cada uno de los países en donde CNH dirija negocios.
Las ventas de mercancías o de servicios (incluidos los servicios financieros) realizadas por CNH se deberán facturar al comprador por escrito con las facturas disponibles, y se detallará claramente, las mercancías o servicios facilitados y las cantidades correctas que se deben a CNH. CNH no facturará sumas superiores o recibirá pagos, con conocimiento de causa, superiores a los importes que correspondan. Cualquier cantidad facturada sujeta a ser reembolsada se deberá identificar separadamente en dicha factura. No se pagará ningún reembolso a nadie sin la documentación justificativa apropiada y se pagará solo en el país de donde se recibió el pago original.
Cada pago realizado por CNH por mercancías o servicios tienen que estar corroborados por la documentación que refleje el propósito y la naturaleza de cada pago. Todos los pagos, honorarios y comisiones a abogados, asesores, consultores, consejeros, agentes, distribuidores y representantes se realizarán a través de cheque bancario, ordenes de pago u otras transferencias documentales a petición de la parte interesada autorizada debidamente para ello y se hará bajo contrato por escrito excepto cuando los servicios sean habituales en especie y se originen fuera del curso ordinario de los negocios de CNH. No se ingresará, ni directa ni indirectamente, pago alguno en la cuenta corriente de la parte interesada en otro país que no sea en el que resida, tenga sede su negocio o haya realizado los servicios por los cuales se le paga, excepto en aquellas circunstancias en las que se den fundamentos razonables que hagan creer a CNH que viola cualquier impuesto sobre la renta local o leyes de control de intercambio de moneda y con la aprobación por escrito del Director Jefe Administrativo y del Asesor General.
7. Conflicto de intereses
Un conflicto de intereses se presenta cuando los intereses personales de un empleado de CNH influyen, o parecen influir, en sus decisiones o en la capacidad de actuar en interés de CNH. Se prohíbe a los empleados de CNH realizar cualquier acción que creara un conflicto de intereses o que incluso desvirtuara la apariencia de un conflicto de intereses.
A. Afiliaciones y cargos en Junta Directiva
Ningún empleado de CNH puede conservar una posición o tener un interés económico sustancial en ningún negocio que suponga un conflicto o pudiera parecer estar en conflicto con el trabajo que realiza en nombre de CNH, o en el que pudiera afectar a decisiones independientes relacionadas con las relaciones comerciales entre CNH y el otro negocio.
Además, ningún empleado puede aceptar un cargo en una Junta Directiva, comité permanente, o cuerpo similar en ninguna compañía externa, organización o administración del gobierno (a excepción de cargo benéfico, religioso, fraternal o educacional), sin obtener previamente la aprobación del Director Jefe Administrativo y del Asesor General.
Un empleado, antes de realizar una inversión económica substancial o de hacer un negocio que pueda crear un conflicto de intereses, debe comunicar puntualmente todos los hechos conocidos al responsable de Recursos Humanos, quien volverá a revisar el asunto con el Director Jefe Administrativo y con el Asesor General. A menos que el Director Jefe Administrativo y del Asesor General lo apruebe, el empleado debe abstenerse de realizar solvencia alguna de cualquier tipo por la que pudiera ser, razonablemente, considerado afectado por tal interés.
B. Beneficio económico personal
Se solicita a los empleados que declaren cualquier interés económico sustancial o posición como director, encargado, socio, empleado o asesor de una empresa que tenga relaciones comerciales con CNH. Dicho interés o posición no debe influir en las obligaciones oficiales o acciones del empleado.
Sin embargo, en el caso de que un empleado presentara a CNH, tanto directa como indirectamente, el establecer una relación comercial con una empresa en la que el empleado o asociados (tal como se define en el punto 7, apartado G "Definiciones de esta Política") reciban un beneficio económico personal, la proposición de relación comercial se debe remitir al Departamento Jurídico antes de comprometer a CNH, además, el compromiso no se realizará a menos que la relación comercial haya recibido la previa autorización escrita del Departamento Jurídico.
C. Negocios con familiares
En el caso de que un empleado presentara a CNH, tanto directa como indirectamente, el establecer una relación comercial con un familiar de empleado o con una empresa de dicho familiar, la relación comercial presentada se debe remitir al Departamento Jurídico antes de comprometer a CNH, además, el compromiso no se realizará a menos que la relación comercial haya recibido la previa autorización escrita del Departamento Jurídico.
D. Actividades y trabajos fuera de la Compañía
CNH respeta la privacidad de cada empleado para administrar sus asuntos personales. Sin embargo, la obligación primordial en cuanto al trabajo de un empleado a jornada completa es con CNH. Las actividades complementarias tales como un segundo trabajo o autoempleo deben mantenerse totalmente al margen de su empleo en CNH. Ningún empleado de CNH puede realizar negocios personales en su horario de trabajo en CNH o usar los recursos de CNH. Igualmente, los empleados de CNH no pueden ser empleados o contratados como asesores por cualquier despacho o persona, o trabajar en actividad que afectara a la ejecución de su trabajo o robara el tiempo o la atención que debe dedicar a los asuntos u obligaciones con CNH.
Muchos empleados de CNH tienen acceso a información confidencial o están contratados para trabajar en el campo de la investigación y el desarrollo. .Dichos empleados no pueden trabajar en actividades externas que estén relacionadas con el uso o divulgación de cualquier información confidencial o trabajo de investigación y desarrollo.
Además, el personal de CNH no puede utilizar su posición para asegurar un empleo a asociados o a otros familiares en compañías externas con quienes CNH mantiene relaciones comerciales.
Existen casos en los que el consorte u otro asociado de un empleado trabaja para un proveedor, cliente o para la competencia. En estos casos, se debe informar al Departamento Jurídico y, si lo aprueba, ambos individuos deberán tomar un cuidado especial al administrar sus negocios para cumplir sus obligaciones con sus patrones.
E. Regalos, propinas y pagos.
Se prohíbe terminantemente cualquier tentativa de influenciar en las decisiones de compra, venta, préstamo o alquiler con regalos, propinas o pagos a los empleados de CNH. Por consiguiente, los empleados de CNH no pueden solicitar o aceptar regalos, propinas o pagos que vayan más allá de la mera cortesía asociada a las practicas de negocio y pudieran considerarse encuadradas bajo cierta obligación de terceros, como proveedores, clientes u otros socios del negocio que traten o deseen tratar con CNH. En consecuencia, los empleados de CNH no pueden aceptar de ningún proveedor o cliente (incluyendo sus empleados u otros representantes) lo siguiente:
Regalos de cualquier especie valorados en más de 100$ U.S.A., o contribuciones a financiaciones de CNH incluso cuando excedan de 100$ U.S.A. Estas cantidades son las máximas, cantidades inferiores pueden ser más apropiadas en algunos países considerando los precios relativos en moneda local así es que los empleados deberán actuar según su criterio personal dependiendo de las circunstancias.
A los empleados no se les está permitido realizar descuentos en productos o servicios.
Prestamos de dinero, firma conjunta para un préstamo, o pago para propiedad personal.
Los empleados de CNH no pueden solicitar, pero pueden aceptar lo siguiente de los proveedores y clientes:
Refrigerios o comidas en el transcurso ordinario de un negocio, si no es frecuente y excesivo.
Artículos en promoción o promociones de valor nominal que llevan el nombre del proveedor o cliente o el logotipo y que se distribuyen comúnmente.
Entradas a acontecimientos deportivos, teatrales o culturales, con tal de que dichas actividades sean infrecuentes.
Excursiones, con tal de que dicha actividad sea infrecuente, los costes de las entradas y circunstancias imprevistas que no sean excesivas, siempre que los empleados de CNH las realicen en su tiempo libre y con el permiso de su supervisor, y que vayan acompañados por el proveedor o cliente.
El empleado que reciba regalos prohibidos en este Documento debe entregarlos a una organización benefica. El empleado deberá informar al Director de Recursos Humanos de esta acción y, si es posible, informar a la persona que ha entregado el regalo. Cualquier excepción a estas directrices deben ser aclaradas con anterioridad con el encargado de la empresa al que el empleado tiene que informar.
F. Oportunidades de negocio
Se prohíbe a los empleados apropiarse de las oportunidades de negocio de las que CNH es económicamente capaz de emprender y que ofrece ventajas comerciales a CNH o son oportunidades en las que CNH tiene un interés real.
G. Definiciones
Las siguientes definiciones son aplicables al objeto de este documento:
“Asociado” – cualquier persona relacionada con el empleado o con el consorte del empleado que esté viviendo en casa de este último, o bajo custodia o en cualquier otro estado administrativo de un empleado, el consorte del empleado o pariente .
“Patrón” – cualquier director, encargado o empleado de CNH Global, N.V. o todos los afiliados dirigidos por la compañía.
“Interés económico sustancial” – cualquier interés económico de un empleado que pueda influir, o que haga pensar de forma razonable que pueda estar influenciando a otros, el juicio o acción del empleado en la conducta de negocio de CNH. Sin la limitación general de lo anterior, se considerará un “Interés económico sustancial”:
1) propiedad del más del tres por ciento (3%) en cualquier clase de acciones,,pagarés, ordenes de pago u otros efectos;
2) una opción de garantía de comprar cualquier tipo de efecto anteriormente descrito la cual, si se ejercitase, podría dar como resultado la obtención de la propiedad de más del tres por ciento (3%) de cualquier clase;
3) cualquier interés en participar en más del tres por ciento (3%);
4) cualquier préstamo a o de proveedor o cliente; o
5) el interés combinado del empleado y del asociado.
“Asesor General” – el Asesor General de CNH Global, N.V.
8. Cumplimiento de las advertencias
El Departamento de Recursos Humanos suministrará a cada empleado asalariado una copia de este documento.
Para cualquier pregunta referente a este documento diríjase directamente al Departamento de Recursos Humanos. Se deberá informar de cualquier violación al Director Jefe Administrativo y al Asesor General para que la revisen. El Director Jefe Administrativo y el Asesor General, después de consultar al Departamento de Recursos Humanos y al de Auditoria Interna, determinará la sanción disciplinaria adecuada, incluyendo cuando así se requiera, el despido de los implicados en dicha violación.
Cada año, se solicitará de todos los gerentes, directores, así como a todos aquellos que reporten directamente a los anteriores, (se deberán considerar incluidos todos los trabajadores exentos de cobro de horas extra en todo el mundo) que declaren por escrito que no tienen conocimiento alguno de violación material del Documento de Ética Comercial y, además, que ninguno de los que previamente han sido informados, tiene Conflicto de intereses que viole este Documento. El Departamento de Recursos Humanos tiene la responsabilidad de recibir y revisar estas declaraciones.
El Departamento de Auditoria interna tomará parte, como parte de sus procedimientos de auditoria regulares, en la revisión periódica del cumplimiento de este documento e informará por escrito al Director Jefe Administrativo. El Vicepresidente de la Auditoria Interna también informará anualmente del cumplimiento al Comité de Auditoria del Consejo de Administración de CNH.
La Compañía tiene autoridad para cambiar o dar por finalizada en su totalidad o en parte, esta política, así como para cambiar o suspender, en cualquier momento, el tipo e importe de los beneficios establecidos en esta normativa así como sus requisitos, sin necesidad de notificación previa o consentimiento de cualquiera de los empleados o personas que pudieran tener cualquier tipo de interés que les sea beneficioso gracias a esta política. De la misma forma, la Compañía tiene la única y total autoridad discrecional para resolver todas las cuestiones dimanantes de la administración, interpretación y aplicación de esta normativa. Esta autoridad incluye la interpretación de los términos de esta política, incluyendo cualquier conflicto o duda que se pudiese plantear, así como determinar los requisitos que ha de cumplir de cualquier persona para participar de esta política o para recibir cualquier tipo de beneficio derivado de esta. La resolución de la Compañía será concluyente y obligatoria para todos. Esta política no constituye un contrato de empleo con CNH o cualquiera de sus afiliadas.